REGULAMIN AKCJI „LISTY DO ŚWIĘTEGO MIKOŁAJA – DOSTARCZAMY OSOBIŚCIE DO ROVANIEMI” (dalej: „Akcja”)

§ 1. Organizator i charakter Akcji

1. Organizatorem Akcji jest Los Internetos Lodziński Seremak spółka komandytowo-akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Nowogrodzka 50/54 lok. 515, 00-695 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000963024, NIP 7010582929, REGON 364640737, wydawca serwisów Fly4free.pl i Lastminuter.pl (dalej: „Organizator”).

2. Akcja polega na zebraniu listów do Świętego Mikołaja nadesłanych przez czytelników drogą elektroniczną, wydrukowaniu ich w formie zanonimizowanej, zgodnie z § 3 ust. 2, i przekazaniu redaktorowi Organizatora, który dostarczy je osobiście do Wioski Świętego Mikołaja w Rovaniemi (Finlandia), a także na udokumentowaniu tej podróży w materiale wideo i w artykułach publikowanych przez Organizatora.

3. Akcja nie jest konkursem, grą losową, loterią promocyjną ani zakładem wzajemnym w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych, ani przyrzeczeniem publicznym w rozumieniu art. 919–921 Kodeksu cywilnego. W Akcji nie przewiduje się żadnych nagród ani świadczeń na rzecz uczestników.

4. Udział w Akcji jest dobrowolny i bezpłatny. Uczestnik ponosi jedynie zwykłe koszty dostępu do internetu.

5. Organizator nie pośredniczy w korespondencji zwrotnej i nie zapewnia odpowiedzi na listy ani spełnienia zawartych w nich życzeń.

§ 2. Zasady udziału

1. Aby wziąć udział w Akcji, należy wysłać list na adres e-mail mikolaj@fly4free.pl w terminie do godziny 23:59 w niedzielę 15 listopada 2026 r. Decyduje data wpływu wiadomości na serwer Organizatora. Listy nadesłane po tym terminie nie zostaną dostarczone.

2. Uczestnikiem Akcji może być osoba pełnoletnia. Osoba, która nie ukończyła 18 lat, może wziąć udział w Akcji wyłącznie za pośrednictwem rodzica lub opiekuna prawnego, który wysyła list dziecka ze swojego adresu e-mail. Rodzic lub opiekun prawny, wysyłając list, akceptuje Regulamin oraz składa oświadczenia i udziela zgody i licencji, o których mowa w § 3 i § 4, we własnym imieniu i w imieniu dziecka.

3. List może mieć postać treści wiadomości e-mail albo załącznika w formacie PDF, JPG lub PNG (np. skanu lub zdjęcia odręcznie napisanego listu lub rysunku). Łączny rozmiar załączników nie powinien przekraczać [10] MB.

4. List nie może zawierać:

a) treści sprzecznych z prawem lub dobrymi obyczajami, obraźliwych, wulgarnych lub naruszających dobra osobiste lub inne prawa osób trzecich;

b) treści reklamowych lub promujących jakiekolwiek produkty, usługi lub podmioty;

c) zdjęć lub innych utrwaleń wizerunku jakiejkolwiek osoby;

d) danych osobowych, o których mowa w § 3 ust. 1.

5. Organizator może nie wydrukować, nie dostarczyć lub nie zacytować listu, który narusza ust. 4, a także listu, którego treść budzi wątpliwość co do jego autorstwa lub zgodności z prawem. Organizator nie ma obowiązku cytowania każdego listu; wybór listów i fragmentów cytowanych w materiałach należy do redakcji.

6. Organizator dołoży starań, aby dostarczyć wszystkie listy spełniające wymogi Regulaminu. Jeżeli Akcja nie dojdzie do skutku lub zostanie przesunięta z przyczyn niezależnych od Organizatora (np. warunki pogodowe, odwołanie połączeń transportowych), Organizator poinformuje o tym w serwisie Fly4free.pl i dostarczy listy w inny sposób albo usunie je zgodnie z § 3 ust. 8.

§ 3. Dane osobowe

1. Organizator prosi, aby w liście ani w treści wiadomości e-mail nie podawać nazwiska, adresu zamieszkania, numeru telefonu, numeru PESEL, informacji o stanie zdrowia, zdjęć ani żadnych danych dotyczących osób trzecich (np. imion i nazwisk kolegów, koleżanek, członków rodziny). List można podpisać samym imieniem lub wymyślonym pseudonimem; podpis jest dobrowolny.

2. Jeżeli list mimo to zawiera dane, o których mowa w ust. 1, Organizator przed wydrukiem i przed publikacją usunie je lub trwale zaczerni (anonimizacja). Wydrukowane listy nie zawierają adresu e-mail nadawcy ani innych danych z nagłówka wiadomości. Zdjęcia przedstawiające osoby nie są drukowane ani publikowane.

3. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z Akcją jest Organizator. Kontakt w sprawach danych osobowych: [iod@fly4free.pl / adres wskazany w Polityce prywatności] lub pisemnie na adres siedziby Organizatora.

4. Organizator przetwarza: adres e-mail nadawcy, dane z podpisu wiadomości oraz dane zawarte w treści listu (w tym imię lub pseudonim autora), w następujących celach i na następujących podstawach:

a) przyjęcie listu, przeprowadzenie Akcji, wydruk i dostarczenie listu oraz kontakt z nadawcą w sprawach Akcji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Organizatora polegający na realizacji akcji redakcyjnej);

b) cytowanie listu (w całości lub we fragmencie, wraz z imieniem lub pseudonimem autora, jeżeli został podany) w materiale wideo i w publikacjach Organizatora – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez wysłanie listu po zapoznaniu się z Regulaminem);

c) ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Zgodę, o której mowa w ust. 4 lit. b, można cofnąć w każdym czasie, pisząc na adres mikolaj@fly4free.pl lub adres wskazany w ust. 3. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Po cofnięciu zgody Organizator nie wykorzysta listu w kolejnych publikacjach, usunie cytowany fragment z publikacji tekstowych, a z opublikowanego materiału wideo – w zakresie, w jakim jest to technicznie możliwe bez nieproporcjonalnego nakładu, w szczególności przez usunięcie lub zamaskowanie imienia lub pseudonimu autora.

6. Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące na rzecz Organizatora usługi poczty elektronicznej, hostingu i IT oraz podmioty współpracujące przy produkcji materiału wideo – wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Zanonimizowane wydruki listów zostaną przekazane do Wioski Świętego Mikołaja w Rovaniemi i pozostaną tam; Organizator nie odzyskuje ich i nie ma wpływu na ich dalsze przechowywanie.

7. Dane nie są przekazywane do państw trzecich, chyba że wynika to z korzystania przez Organizatora z usług dostawców IT opisanych w Polityce prywatności – w takim przypadku z zastosowaniem zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO.

8. Wiadomości e-mail z listami są przechowywane do dnia 31 grudnia 2026 r., a następnie usuwane. Cytaty opublikowane w materiałach pozostają w nich przez czas dostępności tych materiałów, z zastrzeżeniem ust. 5. Dane mogą być przechowywane dłużej wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

9. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

a) dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;

b) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

c) cofnięcia zgody, zgodnie z ust. 5;

d) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

10. Podanie danych jest dobrowolne, przy czym bez adresu e-mail nie jest możliwe wysłanie listu. Dane nie służą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania. Adres e-mail nadawcy nie zostanie wykorzystany do celów marketingowych ani zapisany do newslettera.

11. W pozostałym zakresie zastosowanie ma Polityka prywatności Organizatora: https://www.fly4free.pl/polityka-prywatnosci/.

§ 4. Prawa do listu

1. Wysyłając list, uczestnik oświadcza, że jest jego autorem albo rodzicem lub opiekunem prawnym autora i jest uprawniony do udzielenia licencji, o której mowa w ust. 2, a list nie narusza praw osób trzecich.

2. Z chwilą wysłania listu uczestnik udziela Organizatorowi nieodpłatnej, niewyłącznej licencji, bez ograniczeń terytorialnych, na czas nieoznaczony, do korzystania z listu (w tym z rysunku lub innej formy wypowiedzi stanowiącej utwór) w całości lub we fragmentach, na następujących polach eksploatacji:

a) utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, w tym drukiem i techniką cyfrową, oraz wprowadzanie do pamięci komputera;

b) przekazanie wydrukowanego egzemplarza do Wioski Świętego Mikołaja w Rovaniemi;

c) publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności w serwisach Fly4free.pl i Lastminuter.pl oraz w kanałach Organizatora w mediach społecznościowych i serwisach wideo, w tym jako element materiału wideo.

3. Licencja obejmuje prawo udzielania dalszych licencji w zakresie niezbędnym do publikacji materiałów w zewnętrznych serwisach internetowych (np. platformach wideo i mediach społecznościowych) na zasadach przez nie stosowanych.

4. Uczestnik wyraża zgodę na dokonywanie skrótów, wyboru fragmentów i anonimizacji listu oraz na jego publikację pod imieniem lub pseudonimem podanym w podpisie albo bez oznaczenia autorstwa, jeżeli podpis nie został podany lub został usunięty w ramach anonimizacji.

§ 5. Odpowiedzialność

1. Uczestnik odpowiada za treść nadesłanego listu, w szczególności za naruszenie praw osób trzecich.

2. Organizator nie odpowiada za niedostarczenie wiadomości e-mail z przyczyn leżących po stronie dostawcy poczty elektronicznej uczestnika. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności Organizatora w zakresie, w jakim nie może ona zostać wyłączona lub ograniczona na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności wobec konsumentów.

§ 6. Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest dostępny pod adresem: https://www.fly4free.pl/regulamin-listy-do-swietego-mikolaja

2. Pytania i uwagi dotyczące Akcji można kierować na adres mikolaj@fly4free.pl.Organizator odpowiada w terminie 14 dni od otrzymania wiadomości.

3. Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności organizacyjnych. Zmiana nie może pogorszyć sytuacji uczestników w odniesieniu do listów wysłanych przed jej ogłoszeniem.

4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego, ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz RODO. Regulamin nie wyłącza praw przysługujących konsumentom na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 10 listopada 2026 r.